Das Betriebssystem im Überblick (Video):

MENSCHEN erwecken eine Organisation zum Leben, entfalten ihre Kultur und machen sie erfolgreich. Hier nehmen wir die Kolleg*innen in ihren Rollen, mit ihren Aufgaben und Kompetenzen in den Blick - sowie die verschiedenen Facetten der Personalentwicklung.

• Wir alle sind Mitglieder des ZfL, also Kolleg*innen.
• Als solche nehmen wir verschiedene Rollen und Funktionen ein, z.B. als Mitglied oder Leitung in einem Team, als Expert*in für ein Thema in einem Circle oder einer Arbeitsgruppe, als Verantwortliche*r für eine bestimmte Aufgabe im ZfL (z.B. Etagenbeauftragte*r) usw.
• Wichtig ist: Unterschiedliche Funktionen und Rollen in ein und derselben Person sind möglich und gewünscht.

• Alle Teams haben 2022 ihre Aufgaben und Bedarfe (von anderen Teams) im so genannten Teamplay-Mapping erfasst.
• Daraus wurden u.a. Kernleistungen für jedes Team herausgearbeitet, die sich auch auf den ZfL-Teamseiten finden.

Aktuell erstellen wir ein Kompetenzprofil@ZfLKompetenzprofil@ZfL, das Kompetenzen nach Beschäftigtengruppen differenziert darstellen und als Basis für die individuelle Weiterentwicklung von Kolleg*innen dienen soll.

Im Sinne des „Stärken stärken“-Ansatzes haben wir uns mit dem Strengthsfinder-Modell beschäftigt und die (fünf TOP-)Stärken der ZfL-Koordinationsrunde Stärken der ZfL-Koordinationsrunde erhoben.

Personal- und Organisationsentwicklung greifen am ZfL eng ineinander. Es ist uns wichtig, dass das ZfL eine Organisation bleibt, in der Menschen motiviert, fokussiert, wertschätzend, respektvoll und mit Freude zusammenarbeiten. Wir möchten die individuelle Weiterentwicklung jedes*r Einzelnen (im Rahmen des Mitarbeiter*innen-Life-Cycle) unterstützen und uns dadurch auch als Organisation ständig im Sinne einer lernenden Organisation weiterentwickeln.

Ein gutes Onboarding kann dazu beitragen, dass Kolleg*innen sich schnell gut integriert fühlen und wirksam werden können. Das ZfL hat in den vergangenen Jahren ein strukturiertes Onboarding-Programm etabliert, das auf die Integration neuer Kolleg*innen auf fachlicher, sozialer und werteorientierter Ebene fokussiert. Zu den Elementen des Onboardings am ZfL zählen u.a.:

• Einarbeitungs- und Terminplan sowie leitfaden-gestützte Einarbeitung
• Pre-Boarding und Willkommenstag
• technisches Onboarding
• fachliche Einarbeitung
• Team-Buddy und ZfL-Pat*in
• internes Wissensmanagement (Knowledge Base)
• Digitales ZfL-Haus
• Onboarding-Lernmodul und Onboarding Coffee
• Feedbackgespräche (nach 2 und 6 Wochen sowie nach 3 und 6 Monaten)

In abgewandlter Form kommt dieses Programm auch im so genannten Reboarding zum Tragen (nach längeren Anwesenheiten) - und auch für das Offboarding wurde ein strukturiertes Programm entwickelt, um den Abschied von Kolleg*innen für diese und die Organisation so reibungslos wie möglich zu gestalten. Hierkönnt ihr mehr dazu lesen.

Feedback ist ein wichtiges Element in der Personal- und Organisationsentwicklung des ZfL. Wir möchten die berufsbezogene Entwicklung jedes*r Einzelnen während der Zeit am ZfL individuell fördern. Feedbackgespräche bieten gute Anlässe, Perspektivwechsel zu ermöglichen und einzufordern. Feedback hat daher einen entscheidenden Anteil im Onboarding von neuen Kolleg*innen, spielt aber eine ebenso große Rolle im Arbeitsalltag, etwa bei den jährlichen Personalentwicklungsgesprächen.

Wir ermöglichen allen Kolleg*innen die Teilnahme an Fortbildungen an der UzK oder bei externen Anbietern. Informationen finden sich hier in der Knowledge. Eine Übersicht über Fortbildungen, die bereits von anderen Kolleg*innen besucht wurden (inkl. Bewertung), findet sich hier. Es ist uns darüber hinaus sehr wichtig, gezielt interne Fortbildungen anzubieten, u.a. Fit für Führung@ZfL, Projektmanagement, Changemanagement. Infos dazu gibt es auch bei der Personal-/Organisationsentwicklung.

Alle Kolleg*innen haben die Möglichkeit im Rahmen ihrer Arbeitszeit einen Coaching- oder Mediationsprozess bei der Personal-/Organisationsentwicklung in Anspruch zu nehmen. Alle Inhalte werden vertraulich verhandelt.

Alle Kolleg*innen haben zudem die Möglichkeit, Peer-Mentoring-Tandems zu bilden und sich in dieser Konstellation regelmäßig zu treffen, um über arbeitsbezogene Themen zu reflektieren. (Die Führungskräfte haben 2019 mit diesem Tool begonnen und nutzen dieses seitdem in wechselnden Konstellationen.) Unterstützung gibt es dafür von der Personal-/Organisationsentwicklung.

Um für das ZfL und unsere Aufgaben die jeweils besten Kolleg*innen zu finden, investieren wir im Rahmen des Möglichen in unser Recruiting:

• Vorstellung des ZfL und seiner Kultur auf der Website
• Pflege des Kununu-Portals (u.a. Bitte um Einträge im Rahmen des Offboardings)
• Erweiterung des Ausschreibungsbereichs durch Nutzung des ZfL-LinkedIn-Accounts
• Erstellung von Tätigkeitsbeschreibungen und Ausschreibungen in einem erprobten Prozess auf Basis von Kompetenzkarten etc.
• Erstellung von standardisierten Interview-Leitfäden im so genannten Interview-o-mat

Es ist uns ein Anliegen, Talentmanagement zu betreiben. Daher sind die Teamleiter*innen mit der Geschäftsführung und der Personalentwicklerin im regelmäßigen Austausch darüber, wie u.a. studentische Kolleg*innen und Auszubildene gefördert werden können und welche Kolleg*innen langfristig Führungsaufgaben (oder andere Aufgaben in der Gesamtorganisation) übernehmen könnten.

Der SYSTEMKERN umfasst die wesentlichen Elemente, die der Arbeit im ZfL eine Richtung und eine Form geben. Vision, Purpose, Hebel und Prinzipen leiten uns bei der Erarbeitung unserer Ziele und dem Treffen von Entscheidungen - unsere Struktur ermöglicht uns, sie Wirklichkeit werden zu lassen.

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Gemeinsam haben wir den Purpose für das ZfL erarbeitet - und diesen Prozess dann auch in den einzelnen Teams fortgesetzt:

Das ZfL inspiriert die Lehrer*innenbildung von heute für die Schule von morgen. Gemeinsam mit allen Akteur*innen der Universität und der Ausbildungsregion gestalten wir ein Umfeld, in dem (angehende) Lehrer*innen sich bestmöglich und nachhaltig professionalisieren können. Wir öffnen Räume, in denen sich Menschen aus unterschiedlichen Institutionen auf Augenhöhe und in innovative Arbeitsformen vernetzen, um gemeinsam als Motor für die Lehrer*innenbildung zu agieren.

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Wenn wir unsere Ziele formulieren und Entscheidungen treffen, werden wir dabei von vier zentralen Prinzipien geleitet:

• Jeder Euro, den wir ausgeben, muss in der Lehrer*innenbildung wirksam werden.
• Auf unterschiedlichen Ebenen tragen wir dazu bei, die Relevanz der Lehrer*innenbildung für die Universität und die Zukunft unserer Gesellschaft hervorzuheben und sie sichtbarer zu machen.
• Gemeinsam mit den Fakultäten und Fächern entwickeln wir die Lehrer*innenbildung an der UzK bestmöglich weiter.
• Mit einem kohärenten Angebot zur Professionalisierung eröffnen wir unseren Studierenden im Rahmen ihres Studiums Erfahrungsräume, in denen sie sich erleben und ausprobieren, ihr Denken und Handeln sowie die Rahmenbedingungen reflektieren und verändern.

Ende 2022 haben wir erstmals einen partizipativen und gemeinsam verantworteten Zieleplanungsprozess aufgenommen. Wir arbeiten dabei mit SMARTen Zielen und nutzen u.a. ein MeisterTask-Board, um die ZfL-Ziele sowie die Team-Ziele für alle sichtbar zu machen.

Aktuell beschäftigen wir uns damit, wie sinnvolle Revisionsprozess für die Zielearbeit aussehen können und was uns dabei hilft, die Ziele stärker auf unsere Vision und die Bedarfe, die sich aus der Arbeit in der Neuen Struktur/Plattform Lehrer*innenbildung ergeben, auszurichten.

Wer darf eigentlich was entscheiden? Was hilft mir, eine gute Entscheidung zu treffen? Welche Restruktionen gibt es im Entscheidungsfindungsprozess? Damit haben wir uns hier auseinandergesetzt.

Als Instrument haben wir zudem bereits vor einiger Zeit das Integrated Decision Making (IDM) ausprobiert, das auf der aktiven Einbindung aller Betroffenen und dem Prinzip des Konsent basiert.

Für die Planung neuer Projekte haben wir 12 Schritte identifiziert, die wichtig und hilfreich sind.

Die Strukturelemente des ZfL sind so gestaltet, dass Kolleg*innen mit den richtigen Menschen in den richtigen Formaten zusammenarbeiten können, um die Ziele der Organisation bestmöglich zu erreichen (für Konkretisierungen vgl. Zusammenarbeit | Arbeitsformate). Wir arbeiten zusammen in:

• fachlich/thematisch ausgerichteten Teams mit einfacher oder Co-Leitung (8 Teams + erweiterte Geschäftsführung)
• thematisch begründeten, zeitlich befristeten Circles (mit Mitgliedern aus allen involvierten Teams)
• einer aus allen Führungskräften bestehenden Koordinationsrunde, in der übergreifende fachliche und strategische Themen verhandelt werden
• einer Spurgruppe (erweiterte Geschäftsführung + 2-3 (i.d.R. jährlich wechselnden) Teamleitungen), die übergreifende Themen der Organisationsentwicklung vorantreibt und die Arbeit der Koordinationsrunde begleitet (z.B. Vorbereitung von Jahresauftakt/-abschluss etc.)

Unsere ZUSAMMENARBEIT ergibt sich aus den Aspekten des Systemkerns und basiert auf unserer Kultur. Das tägliche 'How we work' spiegelt sich in Arbeitsformaten und Veranstaltungen und gibt den Kolleg*innen Instrumente und Wissen/Informationen an die Hand.

Für die externe Informationsvermittlung steht uns die ZfL-Website zur Verfügung, die kontinuierlich in ihrer Nutzung und Wirksamkeit überprüft und angepasst wird.

Für das interne Wissensmanagement steht uns die ZfL-Knowledge Base zur Verfügung, die partizipativ von allen mitgestaltet und gepflegt werden kann/muss. Die Knowledge Base enthält bereichsspezifisches Wissen (z.B. Beratungs- oder Prüfungswesen) sowie Informationen rund um das Arbeiten am ZfL.

Im ZfL haben sich über die vergangenen Jahre unterschiedliche Arbeitsformate in verschiedenen Kontexten entwickelt. Die aktuellen Formate in der Gesamt-Organisation, in den Teams und in der Koordinationsrunde werden hier vorgestellt.

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Die Koordinationsrunde hat verschiedene Arbeitsformate etabliert, die es ihr erlauben, auf unterschiedlichen Arbeits-Flughöhen miteinander in Austausch zu treten:

• Jahresauftakt, Boxenstopp & Jahresabschluss sind Formate, in denen die großen Linien für die strategische Ausrichtung des ZfL und die Zusammenarbeit erarbeitet und evaluiert werden.
• Die monatlichen Treffen bilden gewissermaßen Zwischenstopps zwischen den drei großen Arbeitsformaten. Diese werden flankiert von flexibel nutzbaren Austauschtreffen in der so genannten Ringbahn, die stärker operative Themen zwischen einzelnen Teams fokussieren.
• Fünf halbtägige Workshops im Jahr erlauben die Vertiefung von bestimmten Themen.
• Im Leadership Coffee nehmen wir zweimal pro Jahr explizit Führungsthemen in den Blick und tauschen uns aus.

Für unsere Meetings haben wir das Prinzip des Business Circle eingeführt. Unter der Prämisse, dass jede*r Verantwortung für die Gestaltung des Treffens übernimmt, findet eine gemeinsame Agendasammlung statt und Rollen (Host, Themeneigner*in, Schreiber*in, …) werden alternierend verteilt.

Für die Agenda haben wir den so genannten B-M-I-Index eingeführt, der Tagesordnungspunkte kennzeichnet: Themen mit Beschlussfassung, zur Meinungsbildung oder nur zur Information. Die Kennzeichnung und eine Erläuterung des Themas im Vorfeld sowie eine Zeiteinschätzung erlauben eine gezieltere Vorbereitung auf das Meeting und damit eine ressourcenschonendere Durchführung.

Seit 2023 richtet das ZfL dreimal im Jahr einen ganztägigen Culture Day aus, an dem alle Kolleg*innen teilnehmen. Der Culture Day dient dazu, die ZfL-Kultur erlebbar zu machen, uns gegenseitig weiterzubilden und uns (grade inZeiten hybriden Arbeitens) besser kennenzulernen.

• Den Auftakt bildet ein Townhall-Meeting, in dem die Kolleg*innen auf den aktuellen Stand der Organisation gebracht werden.
• Vormittags und nachmittags besuchen die Kolleg*innen dann Workshops, die ausschließlich von anderen Kolleg*innen angeboten werden.
• Ein gemeinsames Frühstück am Morgen und ein gemeinsames Mittagessen bilden einen lockeren Rahmen, in dem Zeit für Austausch auch über Teamgrenzen hinaus ist.

Präambel Das ZfL ist unsere gemeinsame Organisation und steht im Mittelpunkt unseres Handelns. Ihr Wohlergehen liegt uns allen am Herzen, und es ist unsere gemeinsame Verantwortung sicherzustellen, dass sie erfolgreich und nachhaltig funktioniert. Wir verstehen uns als Gemeinschaft, die Verantwortung für das Haus übernimmt – sowohl in materieller als auch in kultureller Hinsicht. Dies bedeutet, dass wir uns aktiv und gemeinsam um unsere Arbeitsumgebung, unsere Organisationskultur und unsere Zusammenarbeit bemühen. Nur durch gegenseitige Wertschätzung, Engagement und gemeinsames Handeln können wir unser Ziel erreichen: in einer Organisation zu arbeiten, die für alle ein Ort der Entfaltung und des Erfolgs ist. Dieser Leitgedanke bildet die Grundlage unserer Zusammenarbeit und aller Vereinbarungen, die daraus hervorgehen.

Im Vergleich zu vielen anderen Bereichen der Universität ermöglichen wir einen hohen Grad an Autonomie und Flexibilität in der individuellen Arbeitsgestaltung. Dafür ist ein gewisses Rahmenwerk jedoch unabdingbar. Im Folgenden haben wir die Aspekte zusammengestellt, die wir für unsere Zusammenarbeit als besonders wichtig erachten:

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Das ZfL nutzt Instrumente, die die Partizipation aller Kolleg*innen und deren Zusammenarbeit unterstützen:

• Die partizipative Mehrjahresplanung bezieht alle Teamleitungen in die Planung des Budgets ein.
• Regelmäßige Erhebung von Kennzahlen in allen Bereichen (Personal, Beratung, Prüfungswesen, Praxisphasen, …)
• Zur Qualitätssicherung werden etwa alle 2 bis 3 Jahre ZfL-interne Kolleg*innenbefragungen durchgeführt. (Die aktuellesten Ergebnisse finden sich hier. Flankiert werden diese Daten durch die ZfL-spezifischen Auswertungen der UzK-weiten Mitarbeiter*innenbefragung sowie durch die Ergebnisse von ZfL-internen Mikro-Umfragen.
• Kolleg*innen verfassen Gebrauchsanweisungen über sich selbst als Grundlage für die Zusammenarbeit.

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Unsere KULTUR wird bestimmt durch unsere Werte und unser Führungsverständnis. Unsere Kultur gibt uns Orientierung in der Entwicklung unserer strategischen Ziele, prägt die Art und Weise unserer Zusammenarbeit und verbindet uns miteinander. Wir bringen sie einander nahe und entwickeln sie gemeinsam weiter.

In einem partizipativen Prozess haben wir gemeinsam die Werte identifiziert, die uns bei unserer Arbeit im ZfL leiten (vgl. auch auf der ZfLWebsite. In regelmäßigen Abständen werden diese evaluiert.

Die Führungskräfte am ZfL verstehen sich als Ermöglicher*innen, Feedbackgeber*innen, (Change) Manager*innen und Visionär*innen - und sie agieren als Vorbilder.

Seit Herbst 2022 arbeiten wir auf Basis einer partizipativ erarbeiteten Vereinbarung in einem hybriden Arbeitssetting. (Die Basis dafür bietet die Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten der UzK.) Alle Kolleg*innen verbringen 2/5 ihrer Arbeitszeit in Präsenz vor Ort, in der restlichen Zeit sind sie in der Regel frei in ihrer Entscheidung über den Arbeitsort. Ein eigener Arbeitslaptop und die technische Ausstattung am ZfL unterstützen das flexible Arbeiten.

Flankiert wird das Ganze durch ein flexibles Raumkonzept. Über ein webbasiertes Buchungstool können alle jederzeit einen Arbeitsplatz buchen, der auf den jweils individuellen Bedarf zugeschnitten ist (z.B. Einzelarbeitsplatz, hybrider Konferenzraum, Meetingraum, …).

Mehr Infos auf der Website.