das_zfl-betriebssystem [ZfL-Knowledge Base]

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===== How we work: Das ZfL-Betriebssystem (work in progress) =====

Das Betriebssystem im Überblick (Video):

{{betriebssystem_25-01-19.mp4}}


**MENSCHEN** erwecken eine Organisation zum Leben, entfalten ihre Kultur und machen sie erfolgreich. Hier nehmen wir die Kolleg*innen in ihren Rollen, mit ihren Aufgaben und Kompetenzen in den Blick - sowie die verschiedenen Facetten der Personalentwicklung. 

=== Rollen ===
  * Wir alle sind Mitglieder des ZfL, also Kolleg*innen. 
  * Als solche nehmen wir verschiedene Rollen und Funktionen ein, z.B. als Mitglied oder Leitung in einem Team, als Expert*in für ein Thema in einem Circle oder einer Arbeitsgruppe, als Verantwortliche*r für eine bestimmte Aufgabe im ZfL (z.B. Etagenbeauftragte*r) usw.    
  * Wichtig ist: Unterschiedliche Funktionen und Rollen in ein und derselben Person sind möglich und gewünscht. 

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=== Aufgaben ===
  * Alle Teams haben 2022 ihre Aufgaben und Bedarfe (von anderen Teams) im so genannten [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/LpvTjp2d3OGcCso|Teamplay-Mapping]] erfasst.
  * Daraus wurden u.a. [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/LpvTjp2d3OGcCso|Kernleistungen]] für jedes Team herausgearbeitet, die sich auch auf den [[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/teams-mitarbeitende|ZfL-Teamseiten]] finden. 

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=== Kompetenzen ===

Aktuell erstellen wir ein [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/wEY2U7Es3Lc07Zc|Kompetenzprofil@ZfL]]Kompetenzprofil@ZfL, das Kompetenzen nach Beschäftigtengruppen differenziert darstellen und als Basis für die individuelle Weiterentwicklung von Kolleg*innen dienen soll. 

Im Sinne des "Stärken stärken"-Ansatzes haben wir uns mit dem [[https://www.gallup.com/cliftonstrengths/de/253712/34-CliftonStrengths-Talentthemen.aspx|Strengthsfinder-Modell]] beschäftigt und die (fünf TOP-)Stärken der ZfL-Koordinationsrunde [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/aiGahXTUwvc2o0Z|Stärken der ZfL-Koordinationsrunde]] erhoben. 

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=== Personalentwicklung ===
Personal- und Organisationsentwicklung greifen am ZfL eng ineinander. Es ist uns wichtig, dass das ZfL eine Organisation bleibt, in der Menschen motiviert, fokussiert, wertschätzend, respektvoll und mit Freude zusammenarbeiten. Wir möchten die individuelle Weiterentwicklung jedes*r Einzelnen (im Rahmen des Mitarbeiter*innen-Life-Cycle) unterstützen und uns dadurch auch als Organisation ständig im Sinne einer lernenden Organisation weiterentwickeln. 

{{menschen_pe_zfl-life-cycle.png?nolink}}

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== PE: Onboarding & Co. ==

Ein gutes Onboarding kann dazu beitragen, dass Kolleg*innen sich schnell gut integriert fühlen und wirksam werden können. Das ZfL hat in den vergangenen Jahren ein **strukturiertes Onboarding-Programm** etabliert, das auf die Integration neuer Kolleg*innen auf fachlicher, sozialer und werteorientierter Ebene fokussiert. Zu den Elementen des Onboardings am ZfL zählen u.a.: 
  * Einarbeitungs- und Terminplan sowie leitfaden-gestützte Einarbeitung
  * Pre-Boarding und Willkommenstag 
  * technisches Onboarding
  * fachliche Einarbeitung
  * Team-Buddy und ZfL-Pat*in
  * internes Wissensmanagement (Knowledge Base) 
  * Digitales ZfL-Haus
  * [[https://zfl-lernen.de/online-kurs/onboarding-im-zfl/|Onboarding-Lernmodul]] (Login: onboarding, Passwort: Willkommen!) und Onboarding Coffee
  * Feedbackgespräche (nach 2 und 6 Wochen sowie nach 3 und 6 Monaten)  

In abgewandlter Form kommt dieses Programm auch im so genannten **Reboarding** zum Tragen (nach längeren Anwesenheiten) - und auch für das **Offboarding** wurde ein strukturiertes Programm entwickelt, um den Abschied von Kolleg*innen für diese und die Organisation so reibungslos wie möglich zu gestalten. [[https://zfl.uni-koeln.de/sites/zfl/Publikationen/discussion-papers/discussion-paper_2024_1.pdf|Hier]]könnt ihr mehr dazu lesen. 

== PE: Feedback ==

Feedback ist ein [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/UGhzH2t6cZVJIQk|wichtiges Element]] in der Personal- und Organisationsentwicklung des ZfL. Wir möchten die berufsbezogene Entwicklung jedes*r Einzelnen während der Zeit am ZfL individuell fördern. Feedbackgespräche bieten gute Anlässe, Perspektivwechsel zu ermöglichen und einzufordern. Feedback hat daher einen entscheidenden Anteil im Onboarding von neuen Kolleg*innen, spielt aber eine ebenso große Rolle im Arbeitsalltag, etwa bei den jährlichen [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/XkSHRUYsVtCAGtu|Personalentwicklungsgesprächen]].

== PE: Fortbildung ==

Wir ermöglichen allen Kolleg*innen die Teilnahme an **Fortbildungen an der UzK oder bei externen Anbietern**. Informationen finden sich [[faq_arbeiten_am_zfl|hier]] in der Knowledge. Eine Übersicht über Fortbildungen, die bereits von anderen Kolleg*innen besucht wurden (inkl. Bewertung), findet sich [[https://www.meistertask.com/projects/q77xuektjc/join/|hier]]. Es ist uns darüber hinaus sehr wichtig, gezielt **interne Fortbildungen** anzubieten, u.a. Fit für Führung@ZfL, Projektmanagement, Changemanagement. Infos dazu gibt es auch bei der [[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/teams-mitarbeitende/geschaeftsfuehrung|Personal-/Organisationsentwicklung]]. 

== PE: Coaching & Co. ==

Alle Kolleg*innen haben die Möglichkeit im Rahmen ihrer Arbeitszeit einen **Coaching- oder Mediationsprozess** bei der [[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/teams-mitarbeitende/geschaeftsfuehrung|Personal-/Organisationsentwicklung]] in Anspruch zu nehmen. Alle Inhalte werden vertraulich verhandelt.

Alle Kolleg*innen haben zudem die Möglichkeit, **Peer-Mentoring-Tandems** zu bilden und sich in dieser Konstellation regelmäßig zu treffen, um über arbeitsbezogene Themen zu reflektieren. (Die Führungskräfte haben 2019 mit diesem Tool begonnen und nutzen dieses seitdem in wechselnden Konstellationen.) Unterstützung gibt es dafür von der [[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/teams-mitarbeitende/geschaeftsfuehrung|Personal-/Organisationsentwicklung]]. 

== PE: Recruiting ==

Um für das ZfL und unsere Aufgaben die jeweils besten Kolleg*innen zu finden, investieren wir im Rahmen des Möglichen in unser Recruiting: 
  * Vorstellung des ZfL und seiner Kultur auf der [[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/arbeiten-am-zfl|Website]]
  * Pflege des [[https://www.kununu.com/de/zentrum-fuer-lehrerinnenbildung-zfl-der-universitaet-zu-koeln1|Kununu-Portals]] (u.a. Bitte um Einträge im Rahmen des Offboardings)
  * Erweiterung des Ausschreibungsbereichs durch Nutzung des [[https://de.linkedin.com/company/zflkoeln|ZfL-LinkedIn-Accounts]] 
  * Erstellung von Tätigkeitsbeschreibungen und Ausschreibungen in einem erprobten Prozess auf Basis von Kompetenzkarten etc. 
  * Erstellung von standardisierten Interview-Leitfäden im so genannten Interview-o-mat

== PE: Talenting ==

Es ist uns ein Anliegen, Talentmanagement zu betreiben. Daher sind die Teamleiter*innen mit der Geschäftsführung und der Personalentwicklerin im regelmäßigen Austausch darüber, wie u.a. studentische Kolleg*innen und Auszubildene gefördert werden können und welche Kolleg*innen langfristig Führungsaufgaben (oder andere Aufgaben in der Gesamtorganisation)  übernehmen könnten.

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Der **SYSTEMKERN** umfasst die wesentlichen Elemente, die der Arbeit im ZfL eine Richtung und eine Form geben.
Vision, Purpose, Hebel und Prinzipen leiten uns bei der Erarbeitung unserer Ziele und dem Treffen von Entscheidungen - unsere Struktur ermöglicht uns, sie Wirklichkeit werden zu lassen. 

=== Vision ===
Ausgehend von der 2023 entwickelten Vision, dass die Uni Köln bis 2033 der beste Standort für Lehrer*innenbildung in Europa sein wird, haben alle Teams Visionen für ihre Bereiche entwickelt, die auf diese ZfL-Vision einzahlen. 

Alle Team-Visionen sind schließlich in ein Gesamtbild __**(Big Picture)**__ eingeflossen, das nun die Basis für unsere an Zielen orientierte Zusammenarbeit bildet: 

Lehrkräfte nehmen bei der Gestaltung der Zukunftschancen von Kindern und Jugendlichen eine Schlüsselrolle ein. Sie müssen in der Lage sein, die großen gesellschaftlichen Zukunftsthemen wissenschaftsfundiert und wirksam in den Schulalltag zu übersetzen und so nachfolgende Generationen zur selbstbestimmten Gestaltung ihrer Wirklichkeit im Angesicht tiefgreifenden technologischen, ökologischen und gesellschaftlichen Wandels befähigen.

Bis 2033 hat sich an der Universität zu Köln ein lernortübergreifendes Verständnis der Lehrkräftebildung durchgesetzt: Universität, kooperierende Hochschulen, Schulen und Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung arbeiten in der Ausbildungsregion Köln eng zusammen und ergänzen sich im Sinne der lebenslangen Professionalisierung in ihren jeweiligen Erfahrungen, Perspektiven und Kompetenzen. Hierzu trägt wesentlich ein maßgeblich durch das Zentrum für Lehrer*innenbildung (ZfL) gebündeltes, aktives **Netzwerk Lehrkräftebildung** bei, das durch Einbindung der Schulen der Ausbildungsregion Köln, einer aktiven Alumni-Arbeit sowie der Etablierung von Transfer- und Kooperationsstrukturen für die (Hoch)Schulen eine lernortübergreifende Community of Practice der Lehrkräftebildung konstituiert. Ergänzt wird diese Community of Practice durch ein renommiertes Graduiertenzentrum, das deutschlandweit Maßstäbe für das Thema wissenschaftsbasierte Lehrkräftebildung setzt.

Die Universität wird von grundständig Studierenden sowie bereits praktizierenden Lehrkräften als ein Ort lebenslangen Lernens verstanden und darüber hinaus auch von Schulen als außerschulischer Lernort genutzt, der sowohl für Schüler*innen (z.B. in den Schüler*innenlaboren) als auch für Kollegien geöffnet ist: 

  * Die Studierenden gestalten ihr **Studium** als Auseinandersetzung mit relevanten Zukunftsthemen, indem sie Chancen und Herausforderungen der Gegenwart und Zukunft reflektieren und für ihre professionelle Entwicklung nutzen. Die vom ZfL gestalteten Praxisphasen und -projekte bieten ihnen dafür handlungsorientierte Lerngelegenheiten zur Professionalisierung im Sinne eines perspektivreichen, kumulativen Kompetenzaufbaus. Neben den Praxisphasen hat sich Internationalisierung zu einem weiteren Markenzeichen der Kölner Lehrer*innenbildung entwickelt: Für viele der Studieninteressierten sind das die zwei wesentlichen Gründe, sich für ein Studium an der Universität zu Köln zu entscheiden. 

  * Die Universität zu Köln (UzK) bekennt sich zu einer freien und offenen Wissenschaftskultur und hat sich dabei in den letzten Jahren zu einer renommierten Anbieterin wissenschaftlich fundierter und didaktisch innovativer **OER (Open Education Resources)** entwickelt.

  * Die Kultur des Teilens im Rahmen von Open Education ist auch ein Schwerpunkt der Arbeit des ZfL und der durch das ZfL organisatorisch verantworteten **Lehrkräfteakademie**. Die Angebote – von kleinen, meist digitalen, Micro-Credentials über Learning Experiences und Weiterbildungsstudiengänge bis hin zu individuell zugeschnittenen Angeboten für Kollegien – versetzen Lernende und Lehrende aller beteiligten Bildungsinstitutionen in die Lage, OER nicht nur zu nutzen, sondern auch zu gestalten und damit ein aktiver Teil einer offenen (phasenübergreifenden) Bildungspraxis zu werden. 

2033 hat das ZfL seine Rolle weiter ausgeschärft und agiert als tatsächlicher **Hub für die Aktivitäten der Universität in der Lehrkräftebildung**. Die Organisation und die Mitarbeitenden werden für ihre hohe Professionalität geschätzt. Die Kolleg*innen verstehen es, ihre Kompetenzen in allen Bereichen und auf allen Ebenen mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Initiative in die Weiterentwicklung der Lehrkräftebildung an der Universität einzubringen. Das ZfL hat die positive Wahrnehmung der Lehrkräftebildung und der wissenschaftlichen Expertise der Universität durch eine übergreifende Webpräsenz, eine effektive Vermittlung von Expert*innen und die Präsentation innovativer Aktivitäten und Formate in der Öffentlichkeit massiv gestärkt. In den vergangenen Jahren hat das ZfL zudem umfassende Expertise aufgebaut in der Automatisierung von Arbeitsprozessen und dem innovativen Einsatz von Technologien, nicht nur in der Verwaltung, sondern auch bei der Orientierung und Beratung von Studierenden. Durch beständige Innovation gelingt es dem ZfL, sowohl die zahlreichen Aufgaben in den grundständigen Lehramtsstudiengängen als auch die zusätzlichen Aufgaben der Lehrkräfteakademie effizient und mit einem hohen Bewusstsein und Verständnis der Priorität der Lernerfahrung für die Lehrenden und Lernenden umzusetzen. Aufgrund der hohen Expertise im Recruiting hervorragender Studierender und Mitarbeiter*innen, einer systematischen Personalentwicklung und eines effektiven strategischen Finanz- und Projektcontrollings ist der Hub zu einem Innovationsmotor für die Universität insgesamt geworden und damit weit über den Standort Köln hinaus sichtbar.

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=== Purpose ===
Gemeinsam haben wir den Purpose für das ZfL erarbeitet - und diesen Prozess dann auch in den [[https://uni-koeln.sciebo.de/apps/files/?dir=/ZfL%20Betriebssystem/Purpose&fileid=966083235|einzelnen Teams]] fortgesetzt:\\  

Das ZfL inspiriert die Lehrer*innenbildung von heute für die Schule von morgen. Gemeinsam mit allen Akteur*innen der Universität und der Ausbildungsregion gestalten wir ein Umfeld, in dem (angehende) Lehrer*innen sich bestmöglich und nachhaltig professionalisieren können. Wir öffnen Räume, in denen sich Menschen aus unterschiedlichen Institutionen auf Augenhöhe und in innovative Arbeitsformen vernetzen, um gemeinsam als Motor für die Lehrer*innenbildung zu agieren. 

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=== Hebel ===
Um unsere (zugegeben: nicht grade kleine) Vision zu erreichen und dabei die Spur zu halten, erfolgbringende Ziele zu formulieren und unsere Ressourcen sinnvoll und verantwortungsvoll einzusetzen, haben wir uns gefragt, was wir wirklich gut können bzw. mit welchem Einsatz wir die größte Wirkung erzielen können. Welche Themen, welche Produkte etc. entwickeln die größte Hebelwirkung für unsere Vision? 


Gemeinsam haben die Mitglieder der Koordinationsrunde drei Bereiche bzw. Hebel identifiziert, die die Ausrichtung unserer Arbeit leiten: 

  * **Hebel Erfahrungsräume**: Wir schaffen Erfahrungsräume, die die Verbindung von relevantem berufsbezogenem Wissen und Fragestellungen, situationsspezifischen Handlungskompetenzen sowie günstigen Haltungen und Überzeugungen für einen kumulativen Kompetenzaufbau ermöglichen.

  * **Hebel Fort- und Weiterbildung**: Wir initiieren und etablieren neue Formen (digitaler) phasenübergreifender Aus- & Weiterbildungsangebote zu relevanten Zukunftsthemen für Studierende und Lehrkräfte und ermöglichen so allen Lernenden einen tatsächlichen Austausch auf Augenhöhe und eine kontinuierliche Professionalisierung am Puls der Zeit.

  * **Hebel Verwaltung der Zukunft**: Wir schaffen eine zukunftsfähige Verwaltung, durch konsequente Digitalisierung und Personalentwicklung. Mit einer innovativen und kundenorientierten Verwaltung steigern wir die Attraktivität des Standortes für Lehrende und Studierende. Als ZfL bieten wir Kolleg*innen damit berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, sind attraktiv für Fachkräftenachwuchs und stellen so unsere Arbeits- und Innovationsfähigkeit langfristig sicher. 


Aktuell arbeiten Kolleg*innen aus allen Teams in diesen drei Gruppen ZfL-übergreifend zusammen und treffen sich monatlich, um laufende und geplante Projekte, die auf die jeweiligen Hebel einzahlen, zu besprechen. 

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=== Prinzipien ===
Wenn wir unsere Ziele formulieren und Entscheidungen treffen, werden wir dabei von vier zentralen Prinzipien geleitet: 

  * **Jeder Euro**, den wir ausgeben, muss in der Lehrer*innenbildung wirksam werden.
  * Auf unterschiedlichen Ebenen tragen wir dazu bei, die **Relevanz der Lehrer*innenbildung** für die Universität und die Zukunft unserer Gesellschaft hervorzuheben und sie **sichtbarer zu machen**.
  * **Gemeinsam mit den Fakultäten** und Fächern entwickeln wir die Lehrer*innenbildung an der UzK bestmöglich weiter. 
  * Mit einem kohärenten Angebot zur **Professionalisierung** eröffnen wir unseren Studierenden im Rahmen ihres Studiums Erfahrungsräume, in denen sie sich erleben und ausprobieren, ihr Denken und Handeln sowie die Rahmenbedingungen reflektieren und verändern.

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=== Ziele ===
Ende 2022 haben wir erstmals einen partizipativen und gemeinsam verantworteten Zieleplanungsprozess aufgenommen. 
Wir arbeiten dabei mit [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/MrEqzMa0sOjkr5h|SMARTen Zielen]] und nutzen u.a. ein MeisterTask-Board, um die ZfL-Ziele sowie die Team-Ziele für alle sichtbar zu machen. 

Aktuell beschäftigen wir uns damit, wie sinnvolle Revisionsprozess für die Zielearbeit aussehen können und was uns dabei hilft, die Ziele stärker auf unsere Vision und die Bedarfe, die sich aus der Arbeit in der Neuen Struktur/Plattform Lehrer*innenbildung ergeben, auszurichten. 

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=== Entscheidungen ===
Wer darf eigentlich was entscheiden? Was hilft mir, eine gute Entscheidung zu treffen? Welche Restruktionen gibt es im Entscheidungsfindungsprozess? Damit haben wir uns [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/SccbexY8UDhFETn|hier]] auseinandergesetzt. 

Als Instrument haben wir zudem bereits vor einiger Zeit das [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/TGj1RyZ7sm12esv|Integrated Decision Making (IDM)]] ausprobiert, das auf der aktiven Einbindung aller Betroffenen und dem Prinzip des Konsent basiert. 

Für die Planung neuer Projekte haben wir [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/52dN1KAiGFLTjJg|12 Schritte]] identifiziert, die wichtig und hilfreich sind. 

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=== Struktur ===
Die Strukturelemente des ZfL sind so gestaltet, dass Kolleg*innen mit den richtigen Menschen in den richtigen Formaten zusammenarbeiten können, um die Ziele der Organisation bestmöglich zu erreichen (für Konkretisierungen vgl. Zusammenarbeit | Arbeitsformate).
Wir arbeiten zusammen in: 
  * fachlich/thematisch ausgerichteten **Teams** mit einfacher oder Co-Leitung ([[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/teams-mitarbeitende|8 Teams + erweiterte Geschäftsführung]]) 
  * thematisch begründeten, zeitlich befristeten **Circles** (mit Mitgliedern aus allen involvierten Teams) 
  * einer aus allen Führungskräften bestehenden **[[https://uni-koeln.sciebo.de/s/PLNfCJduPeXVFRx|Koordinationsrunde]]**, in der übergreifende fachliche und strategische Themen verhandelt werden
  * einer **Spurgruppe** (erweiterte Geschäftsführung + 2-3 (i.d.R. jährlich wechselnden) Teamleitungen), die übergreifende Themen der Organisationsentwicklung vorantreibt und die Arbeit der Koordinationsrunde begleitet (z.B. Vorbereitung von Jahresauftakt/-abschluss etc.) 

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Unsere **ZUSAMMENARBEIT** ergibt sich aus den Aspekten des Systemkerns und basiert auf unserer Kultur. Das tägliche 'How we work' spiegelt sich in Arbeitsformaten und Veranstaltungen und gibt den Kolleg*innen Instrumente und Wissen/Informationen an die Hand. Unsere Grunderwartungen fassen die wichtigsten Aspekte übersichtsartig zusammen.

=== Grunderwartungen ===
Das ZfL ist unsere gemeinsame Organisation und steht im Mittelpunkt unseres Handelns. Ihr Wohlergehen liegt uns allen am Herzen, und es ist unsere gemeinsame Verantwortung sicherzustellen, dass sie erfolgreich und nachhaltig funktioniert.
Wir verstehen uns als Gemeinschaft, die Verantwortung für das Haus übernimmt – sowohl in materieller als auch in kultureller Hinsicht. Dies bedeutet, dass wir uns aktiv und gemeinsam um unsere Arbeitsumgebung, unsere Organisationskultur und unsere Zusammenarbeit bemühen. Nur durch gegenseitige Wertschätzung, Engagement und gemeinsames Handeln können wir unser Ziel erreichen: in einer Organisation zu arbeiten, die für alle ein Ort der Entfaltung und des Erfolgs ist. Dieser Leitgedanke bildet die Grundlage unserer Zusammenarbeit und aller Vereinbarungen, die daraus hervorgehen.

Im Vergleich zu vielen anderen Bereichen der Universität ermöglichen wir einen hohen Grad an Autonomie und Flexibilität in der individuellen Arbeitsgestaltung. Dafür ist ein gewisses Rahmenwerk jedoch unabdingbar. Wir haben daher [[https://uni-koeln.sciebo.de/apps/files/?dir=/ZfL%20Betriebssystem/Grunderwartungen&fileid=1005529044#pdfviewer|in diesem Dokument die Grunderwartungen zusammengestellt]], die wir für unsere Zusammenarbeit als besonders wichtig erachten. 

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=== Information & Wissen ===
Für die **externe Informationsvermittlung** steht uns die [[https://zfl.uni-koeln.de/|ZfL-Website]] zur Verfügung, die kontinuierlich in ihrer Nutzung und Wirksamkeit überprüft und angepasst wird. 

Für das **interne Wissensmanagement** steht uns die [[https://zflknowledge.uni-koeln.de/|ZfL-Knowledge Base]] zur Verfügung, die partizipativ von allen mitgestaltet und gepflegt werden kann/muss. Die Knowledge Base enthält bereichsspezifisches Wissen (z.B. Beratungs- oder Prüfungswesen) sowie Informationen rund um das Arbeiten am ZfL. 

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=== Arbeitsformate ===
Im ZfL haben sich über die vergangenen Jahre unterschiedliche Arbeitsformate in verschiedenen Kontexten entwickelt. Die aktuellen Formate in der Gesamt-Organisation, in den Teams und in der Koordinationsrunde werden hier vorgestellt. 

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== Formate: Teams ==
Wir arbeiten zusammen in acht fachlich/thematisch ausgerichteten [[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/teams-mitarbeitende|Teams]], jeweils mit einer einfach oder doppelt besetzten Leitung, sowie einer erweiterten Geschäftsführung, die auch Organisations- und Personalentwicklung sowie strategische Kommunikation umfasst. 

Wer mehr über die Menschen in den Teams erfahren möchte, kann sich auf den [[wer_wir_sind|Teamseiten in der Knowledge Base]] umschauen. 

== Formate: Koordinationsrunde ==
Die [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/PLNfCJduPeXVFRx|Koordinationsrunde]] hat verschiedene Arbeitsformate etabliert, die es ihr erlauben, auf unterschiedlichen Arbeits-Flughöhen miteinander in Austausch zu treten: 

  * **Jahresauftakt, Boxenstopp & Jahresabschluss** sind Formate, in denen die großen Linien für die strategische Ausrichtung des ZfL und die Zusammenarbeit erarbeitet und evaluiert werden. 
  * Die **monatlichen Treffen** bilden gewissermaßen Zwischenstopps zwischen den drei großen Arbeitsformaten. Diese werden flankiert von flexibel nutzbaren Austauschtreffen in der so genannten **Ringbahn**, die stärker operative Themen zwischen einzelnen Teams fokussieren.    
  * Fünf halbtägige **Workshops** im Jahr erlauben die Vertiefung von bestimmten Themen. 
  * Im **Leadership Coffee** nehmen wir zweimal pro Jahr explizit Führungsthemen in den Blick und tauschen uns aus. 

== Formate: Meeting-Kultur ==
Für unsere Meetings haben wir das Prinzip des [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/VVP8zUf01MYuKXY|Business Circle]] eingeführt. Unter der Prämisse, dass jede*r Verantwortung für die Gestaltung des Treffens übernimmt, findet eine gemeinsame Agendasammlung statt und Rollen (Host, Themeneigner*in, Schreiber*in, ...) werden alternierend verteilt. 

Für die Agenda haben wir den so genannten [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/sNMNKJbysTCKZye|B-M-I-Index]] eingeführt, der Tagesordnungspunkte kennzeichnet: Themen mit Beschlussfassung, zur Meinungsbildung oder nur zur Information. Die Kennzeichnung und eine Erläuterung des Themas im Vorfeld sowie eine Zeiteinschätzung erlauben eine gezieltere Vorbereitung auf das Meeting und damit eine ressourcenschonendere Durchführung. 

== Formate: Culture Day ==
Seit 2023 richtet das ZfL dreimal im Jahr einen ganztägigen Culture Day aus, an dem alle Kolleg*innen teilnehmen. Der Culture Day dient dazu, die ZfL-Kultur erlebbar zu machen, uns gegenseitig weiterzubilden und uns (grade inZeiten hybriden Arbeitens) besser kennenzulernen.  
  * Den Auftakt bildet ein **Townhall-Meeting**, in dem die Kolleg*innen auf den aktuellen Stand der Organisation gebracht werden.  
  * Vormittags und nachmittags besuchen die Kolleg*innen dann **Workshops**, die ausschließlich von anderen Kolleg*innen angeboten werden. 
  * Ein gemeinsames Frühstück am Morgen und ein gemeinsames Mittagessen bilden einen lockeren Rahmen, in dem Zeit für **Austausch** auch über Teamgrenzen hinaus ist. 

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=== Instrumente ===
Das ZfL nutzt Instrumente, die die Partizipation aller Kolleg*innen und deren Zusammenarbeit unterstützen: 

  * Die **partizipative Mehrjahresplanung** bezieht alle Teamleitungen in die Planung des Budgets ein.
  * Regelmäßige Erhebung von **Kennzahlen** in allen Bereichen (Personal, Beratung, Prüfungswesen, Praxisphasen, ...) 
  * Zur Qualitätssicherung werden etwa alle 2 bis 3 Jahre **[[https://uni-koeln.sciebo.de/s/CbKwrsfwwEKMOQr|ZfL-interne Kolleg*innenbefragungen]]** durchgeführt. (Die aktuellesten Ergebnisse finden sich [[https://zfl.uni-koeln.de/sites/zfl/ZfL/Personalentwicklung/Bericht_ZfL-KollegInnenbefragung_2023.pdf|hier]]. Flankiert werden diese Daten durch die ZfL-spezifischen Auswertungen der **UzK-weiten Mitarbeiter*innenbefragung** sowie durch die Ergebnisse von ZfL-internen **Mikro-Umfragen**.
  * Kolleg*innen verfassen **[[https://uni-koeln.sciebo.de/s/f15ppjrlytzXKSR|Gebrauchsanweisungen]]** über sich selbst als Grundlage für die Zusammenarbeit.  

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=== Veranstaltungen ===
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Unsere **KULTUR** wird bestimmt durch unsere Werte und unser Führungsverständnis. Unsere Kultur gibt uns Orientierung in der Entwicklung unserer strategischen Ziele, prägt die Art und Weise unserer Zusammenarbeit und verbindet uns miteinander. Wir bringen sie einander nahe und entwickeln sie gemeinsam weiter.  

=== Werte ===
In einem partizipativen Prozess haben wir gemeinsam die [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/6OrNpxm0aYAzWVd|Werte]] identifiziert, die uns bei unserer Arbeit im ZfL leiten (vgl. auch auf der [[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/arbeiten-am-zfl/unsere-werte|ZfLWebsite]]. In regelmäßigen Abständen werden diese evaluiert.

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=== Führungsverständnis ===
Die [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/yZd821wzmVPNtm7|Führungskräfte]] am ZfL verstehen sich als Ermöglicher*innen, Feedbackgeber*innen, (Change) Manager*innen und Visionär*innen - und sie agieren als Vorbilder. 

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=== Hybrides Arbeiten ===
Seit Herbst 2022 arbeiten wir auf Basis einer partizipativ erarbeiteten [[https://uni-koeln.sciebo.de/s/KkgjFekvMxdXvxo|Vereinbarung]] in einem hybriden Arbeitssetting. (Die Basis dafür bietet die [[https://verwaltung.uni-koeln.de/abteilung41/content/themen_von_a_z/mobile_arbeit/index_ger.html|Dienstvereinbarung]] zum mobilen Arbeiten der UzK.) Alle Kolleg*innen verbringen 2/5 ihrer Arbeitszeit in Präsenz vor Ort, in der restlichen Zeit sind sie in der Regel frei in ihrer Entscheidung über den Arbeitsort. Ein eigener Arbeitslaptop und die technische Ausstattung am ZfL unterstützen das flexible Arbeiten.

Flankiert wird das Ganze durch ein flexibles Raumkonzept. Über ein webbasiertes [[https://booked.uni-koeln.de/zfl/Web/|Buchungstool]] können alle jederzeit einen Arbeitsplatz buchen, der auf den jweils individuellen Bedarf zugeschnitten ist (z.B. Einzelarbeitsplatz, hybrider Konferenzraum, Meetingraum, ...).

Mehr Infos auf der [[https://zfl.uni-koeln.de/das-zfl/arbeiten-am-zfl/hybrides-arbeiten|Website]].

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